O administrador do condomínio tem a responsabilidade de criar e atualizar o Registo de Segurança do edifício, onde se registam as ocorrências mais relevantes e se arquivam os relatórios relacionados com a segurança contra incêndio, incluindo:
- Os relatórios de vistoria e de inspeção ou fiscalização de condições de segurança realizadas por entidades externas, nomeadamente pelas autoridades competentes;
- Informação sobre as anomalias observadas nas operações de verificação, conservação ou manutenção das instalações técnicas, dos sistemas e dos equipamentos de segurança (incluindo descrição, impacto, datas da sua deteção e duração da respetiva reparação);
- A relação de todas as ações de manutenção efetuadas em instalações técnicas, dos sistemas e dos equipamentos de segurança, com indicação do elemento intervencionado, tipo e motivo da ação efetuada, data e responsável;
- A descrição sumária das modificações, das alterações e dos trabalhos perigosos efetuados nos espaços no edifício, com indicação das datas do seu inicio e finalização;
- Os relatórios de ocorrências, direta ou indiretamente relacionados com a segurança contra incêndio, tais como alarmes intempestivos ou falsos;
- Cópia dos relatórios de intervenção dos bombeiros em incêndios ou outras emergências;
- Relatórios sucintos das ações de formação e dos simulacros, previstos quando aplicável.
É ainda essencial garantir que, de forma a facilitar as auditorias realizadas pela Autoridade Nacional de Proteção Civil, os registos de segurança são arquivados por um período de 10 anos.
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